Datenschutzerklärung

1. Verantwortlichkeit und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist die:

Hinweis zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO)

Die Chatsense GbR betreibt das Kernangebot "Chatsense" (chatsense.net) sowie das Produkt "Roadsy" (roadsy.de). Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die zentrale Verwaltung von Kundendaten, die technische Analyse und die übergreifende Beantwortung von Supportanfragen, handeln wir als gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO.

Wir haben in einer Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit festgelegt, wer von uns welche datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfüllt. Wesentlicher Inhalt dieser Vereinbarung ist, dass die Chatsense GbR als zentrale Anlaufstelle für die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte (siehe Punkt 2) dient, unabhängig davon, welches unserer Angebote Sie nutzen.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt.

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Datenverarbeitung auf unseren Websites

Bei jedem Aufruf unserer Websites erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

a) Bereitstellung der Website (Server-Logfiles)

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. Server-Logfiles).

Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Website, von der Sie auf uns gelangt sind (Referrer URL).

Zweck: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unser berechtigtes Interesse an der Gewährleistung eines sicheren und funktionsfähigen Betriebs unserer Website).

Speicherdauer: Logfiles werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für eine Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht.

b) Kontaktaufnahme (E-Mail / Formular)

Wenn Sie per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt treten, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung allgemeiner Anfragen).

Speicherdauer: Wir löschen die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. 6 oder 10 Jahre nach HGB/AO) bestehen.

c) Datenverarbeitung unserer Geschäftskunden (Vertragserfüllung)

Wenn Sie sich als Geschäftskunde bei uns registrieren, um unsere Dienstleistungen (z.B. den Chatbot) zu nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Vertrags- und Zahlungsdaten) zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Speicherung (Hosting): Für die Speicherung dieser Account- und Workflow-Daten nutzen wir die verwalteten Datenbankdienste (Managed MongoDB) der MongoDB, Inc. (1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA) als unseren Auftragsverarbeiter.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wir haben mit MongoDB, Inc. ein Data Processing Agreement (DPA) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Daten-Hosting und Drittlandtransfer: Wir haben den Dienst so konfiguriert, dass das Hosting Ihrer Account-Daten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland erfolgt. Um die Beauftragung von MongoDB als US-Anbieter rechtlich abzusichern, stützt sich die Übermittlung (im Sinne der Beauftragung und für eventuelle Wartungszugriffe) auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO (EU-US Data Privacy Framework), da MongoDB, Inc. entsprechend zertifiziert ist.

4. Cookies, Consent-Management und TDDDG

Unsere Websites verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Beim Umgang mit diesen Technologien müssen zwei Gesetze beachtet werden:

Das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) regelt in § 25 den Schutz der Privatsphäre bei Endgeräten. Es verlangt eine Einwilligung für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Gerät, es sei denn, dies ist "unbedingt erforderlich".

Die DSGVO regelt die anschließende Verarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten.

a) Verwendete Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für die Grundfunktionen unserer Website zwingend erforderlich sind:

• Session-Cookie (NextAuth): Speichert Ihren Login-Status im Adminbereich. Name: next-auth.session-token

Rechtsgrundlage: Die Speicherung dieser Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich). Die anschließende Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Grundfunktionen).

Hinweis: Wir verwenden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies. Es ist daher keine Einwilligung erforderlich und es wird kein Cookie-Banner angezeigt.

5. Eingebundene Dienste und Inhalte Dritter

Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden.

Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns, nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner sogenannte Pixel-Tags für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die "Pixel-Tags" können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Website, ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben als betroffene Person nach der DSGVO umfassende Rechte. Wir möchten Sie über diese Rechte aufklären:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Vervollständigung oder die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlichen Gründe zutrifft.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
• Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: [email protected]

8. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256-Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.